Sferadoc

SferaDOC: vantaggi

Trovare l'ago in un pagliaio? ... ora è possibile!!

SferaDOC è un sistema client-server per la gestione delle informazioni aziendali.
Permette di centralizzare in un unico punto qualunque tipo di informazione (documenti cartacei, file, fax , e-mail, immagini, film, musica, schemi, disegni, ecc.) per razionalizzare ed ottimizzare i flussi di lavoro dell’azienda.

Realizzato con le attuali tecnologie, SferaDOC è lo strumento che consente
di gestire tutti i documenti aziendali di qualunque formato ed origine.
Gestire tutti i documenti in un unico archivio significa che essi possono essere consultati in qualsiasi momento da qualsiasi luogo.
SferaDOC riduce i costi di gestione e gli spazi dedicati ai tradizionali archivi
cartacei, elimina il rischio di perdita dei documenti ed abbatte i tempi di ricerca.

LIBERO: il software non vincola l'azienda ad utilizzare fascicoli e tipi documento preconfezionati; ognuno può creare i profili dei propri documenti in modo autonomo. 

MODULARE ED ESPANSIBILE: il software cresce con la tua azienda: puoi attivare le funzionalità che ti servono ora, e altre solo nel momento in cui ti serviranno, senza problemi di integrazione o di prestazioni, con l'immediato vantaggio di ridurre i costi e valorizzare il tuo investimento.

INTEGRABILE: il prodotto può essere utilizzato in modo indipendente da qualunque software, oppure essere facilmente integrato all' ERP aziendale.

PERSONALIZZABILE: il prodotto è estremamente flessibile ed offre la possibilità di adottare numerosi strumenti di integrazione e verticalizzazione che lo rendono perfetto per qualunque realtà aziendale. Per adattare il gestionale alle specifiche esigenze dell'operatore e dell'azienda.

MOBILE: il modulo WEB consente ad agenti, commerciali, manager, imprenditori ed in generale qualsiasi figura aziendale interna od esterna che necessita di consultare dati, informazioni e documenti in modo estremamente flessibile, semplice e soprattutto in qualsiasi luogo si trovi, semplicemente utilizzando un browser internet.

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Modulo base

Il modulo base di SferaDOC è indispensabile per l’utilizzo del prodotto (abbinato ad un pacchetto di posti di lavoro). Esso include le seguenti funzionalità:

IMPOSTAZIONE DI SISTEMA

Questa funzionalità permette all'amministratore di sistema di definire utenti, gruppi, permessi e di creare i relativi abbinamenti necessari per la gestione dei documenti. Potrà definire enne tipologie di soggetti (es.: clienti, fornitori, banche, agenti, dipendenti, ecc.), creare fascicoli e tipi documenti, definire i flussi per il workflow, abilitare gli utenti per la conservazione sostitutiva ed altre funzionalità.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

Funzionalità consentita agli utenti abilitati per l'archiviazione dei dati; in funzione dei filtri precedentemente creati l'utente dovrà semplicemente inserire i valori necessari in seguito per ricercare il documento ed il documento stesso (in formato .pdf, video, etc. etc.)

RICERCA DOCUMENTI

Funzionalità centrale di ogni sistema documentale: essa permette agli utenti di ricercare velocemente documenti precedentemente archiviati. La ricerca può essere eseguita in vari modi: ad albero, semplice o avanzata. Quest'ultima permette di ricercare i documenti attraverso una semplice maschera per permette all'utente di utilizzare gli opportuni filtri per agevolare la ricerca.

PREFERITI

Ogni utente può "marcare" i documenti a lui necessari per vari motivi come preferiti in modo di rendere immediata la loro ricerca.

MODELLI

La gestione dei modelli aiuta l'azienda ad uniformare tipologie di documenti in modo che tutti gli utenti utilizzino lo stesso layout.

Moduli aggiuntivi

Una serie di moduli arricchiscono le funzionalità di SferaDOC e rendono più efficace la produttività dell’Azienda. Essi possono essere aggiunti in qualsiasi momento: in questo modo l’Azienda può contenere l’investimento iniziale, o non implementare inutilmente moduli ritenuti non essere necessari per la gestione del business aziendale.
Di seguito un elenco di alcuni moduli disponibili.

WEB

Consultazione documenti tramite collegamento Internet.

WEB (Ftp)

Condivisione documenti tramite web dove gestire documenti in aree protette da password (es.: copia delle fatture per gli agenti: essi potranno accedere alla propria area e gestire i documenti al loro piacimento).

AGENDA SEMPLICE ED EVOLUTA

L'agenda semplice consente di gestire appuntamenti privati e pubblici, rubriche personali ed attività. Quella evoluta, oltre alle funzionalità sopra descritte, anche la gestione dell'organigramma aziendale, le attività di gruppo (appuntamenti ed attività) e planning.

INTEGRAZIONE CON SISTEMI DI POSTA

Archiviazione della posta tramite plugin presente in Microsoft Outlook e Lotus Notes.

INTEGRAZIONE CON ERP AZIENDALE

Condivisione delle anagrafiche clienti/fornitori(ecc. (tramite trasferimento) e documenti emessi o ricevuti.

BARCODE

Acquisizione massiva di documenti passivi.

ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA E FIRMA

Gestione delle normative di legge per conservare i documenti in formato digitale e gestione della firma autografa e del riferimento temporale.

FULL-TEXT

Indicizzazione del testo presente nel documento per ricerche successive anche in campi non definiti come chiavi di ricerca.

WORK-FLOW

Definizione delle regole atte a definire il flusso di documenti. Avanzamento, sospensione, annullamento e termine dell'attività.

CLOUD

Consultazione documenti da dispositivi mobili utilizzando servizi di Cloud Computing (Dropbox, ZumoDrive).

INTEGRAZIONE CON PEC

Invio dei documenti tramite accounts aziendali di posta certificata ed abbinamento automatico della ricevuta al documento inviato.